Sebuah perusahaan membutuhkan pimpinan yang dapat menggerakan seluruh anggota didalam perusahaan untuk mencapai suatu tujuan bersama. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui dengat cepat dan tepat dalam setiap situasi dan kondisi dalam organisasi yang dipimpinnya, dengan menggunakan waktu yang efektif dan efisien serta menguasai setiap situasi serta permasalahan yang ada hingga menyangkut pelaksanaan tugas pokok didalam sebuah perusahaan.
Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas-tugas pimpinan diperlukan sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok perusahaan dan pimpinannya. Serta tugas pokok dan tanggung jawabnya sendiri.
Jadi pengertian sekretaris itu sendiri dapat dilihat dari asal kata yang berasal dari bahasa Inggris “Secretary”. Kata ini dari perkataan latin “Secretum” yaitu berarti rahasia, Jadi sekretaris adalah yang menyangkut seseorang yang bisa dipercaya, seorang yang dapat memegang rahasia.
Dengan perkembangan dunia perkantoran saat ini mengakibatkan tugas sekretarispun menjadi berkembang, dan pengertian sekretarispun berubah seperti yang dijabatkan menurut “Perhimpunan Sekretaris Internasional” (PSI), yaitu:
“Seorang asisten pimpinan yang menguasai keterampilan perkantoran dan dapat memikul tanggung jawab tanpa pengawasan terus menerus dari atasanm mempunyai inisiatif serta dapat mengambil keputusan sesuai dengan batas wewenang yang diberikan kepadanya”.
Sekretaris setiap perusahaan tidaklah sama tingkat pendidikan dan pengalamannya, tetapi ada hal yang harus diingat yaitu jenis jabatan sekretaris yang diberikannya, hal ini dilihat dari beban tanggung jawab yang dipikulnya :
1. Sekretaris Organisasi
Seorang yang memimpin suatu sekretarait dari suatu instansi pemerintah tertentu. Sekretaris organisasi di samping bekerja atas instruksi pimpinan, juga memiliki wewenang untuk ikut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, dengan kata lain sekretaris organisasi melakukan fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pengkoordinasian, pengerakkan dan pengawasan.
Contoh :
a. Sekretaris Jenderal
b. Sekretaris Wilayah Daerah
c. Sekretaris Perusahaan
2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang membantu tugas seseorang atau jawaban dalam hal administarsi. Jabatan ini ada 2 katagori utana, yaitu sekreatris yang bekerja pada perusahaan dan sekretaris yang bekerja pada perorangan, pembagiannya adalah :
a. Sekretaris pribadi perorangan
adalah seorang yang membantu seseorang tertentu secara pribadi, Sekretaris ini membantu mengelola kegiatan dan pekerjaan administrasi dari kegiatan perorangan, Sekretaris ini diangkat dan digaji atas prakarsa perorangan.
Contoh :
- Sekretaris dari seorang bintang film
- Sekretaris dari seorang profesor atau peneliti
b. Sekretari pribadi jabatan
Seorang yang membantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas kantor. Sekretaris ini diangkat dan digaji oleh perusahaan yang ditugaskan membantu pimpinan. Terkadang sekretaris jabatan ini tidak semata mengerjakan tugas yang berhubungan dengan kantor, tetapi juga ada beberapa pekerjaan yang bersifat ribadi dikerjakan oleh sekretaris ini, seperti pembayaran kartu kredit, pembayaran listrik rumah pimpinan dan lainnya.
Contoh :
- Sekretaris manajer
- Sekretaris direktur
C. Jenjang Jabatan di Lingkungan Sekretaris
Jenjang karir di lingkung sekretaris pada masa dulu tidak berkembang artinya apabila seorang telah menjadi sekretaris maka selamanya dia akan menjadi sekretaris saja. Tetapi hal ini tidak berlaku lagi, jenjang sekretaris pada masa ini begitu terbuka sampai pada jenjang yang cukup baik yaitu jabatan manajer;
1. Receptionis atau Juru
Jenjang di lingkungan sekreatris yang paling rendah, dimana sekretais disini hanya mengerjakan satu bidang pekerjaan, seperti receptionis hanya melayani tamu di depam kantor, juru tik hanya mengetik, juru arsip hanya menangani arsip dan juru lainnya seperti juru surat, juru catat, dan operator telepon.
2. Sekretaris Yunior
Jabtan setingkat lebih tinggi dari jabatan di atas, karena tugas dari sekretaris yunior ini lebih banyak, yaitu mengerjakan beberapa ketermpilan administrasi seperti, mengetik, mengarsip, membuat surat dan lainnya, tetapi tidak menangani pengelolaan waktu pimpinan. Tanggung jawab dan instruksi dari sekretaris yunior diberikan oleh sekretaris senior yang menjadi supervisornya. Artinya sekretaris yunior tidak terlibat langsung pada kegiatan membantu pimpinan.
3. Sekretaris
Jabatan yang paling lengkap dalam hal tugas dan tanggung jawab karena seorang sekretaris ini bekerja sendiri dan tidak mempunyai bawahan, sehingga pekerjaan pengelolaan waktu pimpinan dan pekerjaan administrasi pimpinan dilakukan sendiri. Jenis jabatan ini yang paling banyak terdapat pada dunia industri.
4. Sekretaris Senior
Jabatan ini tugas utamanya adalah mengatur kegiatan pimpinan tetapi untuk pekerjaan yang bersifat adinistrasi seerti mengetik surat, menangani arsip dilakukan oleh bawahannya yaitu sekretaris yunior. Dalam arti bahwa jabatan ini dalam bertugas mempunyai bawahan yang memperlancar kegiatan administrasinya. Dan untuk jabatan ini yang paling dibutuhkan adalah kemampuan manajemen dan komunikasi yang baik.
5. Sekretaris Eksekutif
Jabatan sekretaris ini bertugas membawahi satu unit divisi dalam suatu organisasi atau perusahaan, artinya jabatan ini adalah seorang manajer dalam bidang administrasi dari seluruh unit diperusahaan tersebut, pada prakteknya tidak banyak perusahaan yang mempunyai unit ini. Sehingga jabatan ini di kantor juga tidak terlalu banyak. Jabatan ini membawahi beberapa bawahan yang membantunya dalam pengelolaan unit tersebut.
6. Manajer
Sekretaris yang telah mempunyai pengalaman dan keterampilan tambahan dalam bidang manajemen, terkadang mendapat kesempatan untuk menduduki jabatan manajer dalam beberapa bidang di lingkungan perusahaan, seperti manajer umum, manajer personalia, manajer keungan dan lainnya. Berdasarkan pengalaman bahwa manajer yang pernah menjadi sekretaris akan mempunyai pola kerja yang baik terutama dalam hal administrasi dan pengelolaan waktu pekerjaan.
http://jendelasekretaris-metamutiara.123website.co.id/
