Perencanaan dan Persiapan Rapat

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

• Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
• What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
•  Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.
• Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
• When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
•  How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :

A. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

B. Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

C. Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3. Mencantumkan perihal undangan rapat.

4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

D. Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

E. Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

a. Agenda rapat.

b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

c. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :

1.  While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2.  Flip chart lengkap dengan spidolnya.

3.  LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

4.  Sound system lengkap dengan mikroponnya.

5.  Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6.  Block note denagn bolpointnya.

7.  Name tag untuk peserta.

8.  Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

G. Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

1. Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2. Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

3. Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a. Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :

b. Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :

c. Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:

d. Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop.

H.  Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

I.  Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

J. Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.

2. Disajikan selama rapat berlangsung.

3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

K.  Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

L. Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

1.  Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

2.  Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

3.  Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

4.  Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

5.  Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

6.  Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?


http://jendelasekretaris-metamutiara.123website.co.id/ 

Peran Sekretaris Dalam Mengatur Perjalanan Dinas

Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro dengan mudah

Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.




Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan selama perjalanan. Daftar perjalanan tersebut mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi. Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.
Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan,Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :

1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.\
2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
3.  Tiket perjalanan
4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi
5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi
6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
7. Surat keterangan sehat dari dokter
8. Daftar perjalanan
9. Peta kota yang akan dikunjungi
10. Paspor
11. Visa
12. Health Certificatel
13. Fiskal

Mengurus pengangkutan:
1. Perjalanan dengan mobil
2. Perjalanan Dengan Kereta Api
3. Perjalanan Laut
4. Perjalanan Udara

Mempersiapkan Penginapan:
1. Pemesanan kamar.
2. Check In.
3. Cara pembayaran
4. Check Out.

Laporan Biaya Perjalanan
Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan :

1. Menginventarisir/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitanasi, nota.
2.  Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya

kegiatan,transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan     untuk menjamu relasi.

1. Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi dari pihak perusahaan.
2. Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kwitansi akan dicatat lagi pada laporan entertainment.
3. Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.

http://jendelasekretaris-metamutiara.123website.co.id/ 

Cara Berbicara Dengan Atasan

Kita pasti ingin mendapatkan atasan yang baik, sukses dalam menjalin hubungan dengannya, mudah dalam berorganisasi, terbuka terhadap kritikan dan membantu kita mencapai karier yang tinggi. Rasanya itulah harapan yang dipancangkan semua orang ketika dia mulai bekerja ataupun pada saat dia melamar ke perusahaan tertentu. Pada dasarnya setiap orang selalu ingin mendapatkan yang baik-baik.

Satu hal yang harus kita ingat dari sekarang adalah atasan juga manusia. Nah, jika atasan adalah manusia berarti dua tidak berbeda dengan seorang manusia biasa ini. Hal ini sangat penting untuk diugkapkan karena atasan juga mempunyai sifat-sifat yang manusiawi seperti kita. Jadi, jangan memandang atasan kita terlalu tinggi dan kita terlalu merendah.

Ada empat nilai plus atasan yang tidak dimiliki bawahannya, yaitu ;

1.  Atasan mempunyai kelebihan dari segi lama bekerja.

2.  Mereka lebih berpengalaman daripada bawahan.

3.  Seorang atasan bekerja dengan ruang lingkup lebih luas dari staf.

4.  Seorang atasan mempunyai tanggung jawab yang lebih besar daripada bawahan.

Banyak masalah-masalah yang terjadi di dunia kerja, apalagi jika dikaitkan dengan perbedaan kondisi psikologi antara perempuan pekerja dan laki-laki pekerja. Perempuan lebih emosional daripada laki-laki, apalagi ada kondisi-kondisi tertentu yang membuat perempuan labil secara emosional. Salah satunya pada saat sindrom pramenstruasi. Wanita betul-betul komples karena itu jangan heran jika seorang wanita dapat dengan mudah menangis jika bermasalah dengan bosnya, seperti dia disalahkan oleh bosnya bertubi-tubi di depan umum.

Berikut tips menghadapi atasan ditempat kerja, karena setiap masalah pasti ada jalan keluarnya dan tidak ada bos yang tidak bisa dihadapi. Sepanjang bos kita masih manusia maka masih terbuka jalan untuk mengatasi masalah tersebut.

A. Seni Mengkritik

Kritik biasanya muncul ketika kita tidak suka dengan sesuatu. Kita merasa ada kesenjangan yang jauh antara yang seharusnya terjadi dan apa yang terjadi. Kritik muncul karena ada masalah. Menurut pskiologi kognitif, masalah terjadi karena adanya kesenjangan antara yang realitas dan gagasan. Seni mengkritik terdiri atas :

1. Sebelum memberi kritik

Pada dasarnya, kritik itu boleh dan bagus dan dalam beberapa hal memang harus disampaikan demi kebaikan diri, atasan, dan kebaikan perusahaan. Sebelum mengkritik, kita harus berprasangka baik kepada atasan kita. Bagaimanapun juga mereka sudah berbaik hati memberikan lapangan pekerjaan buat kita.

2. Ketika harus mengkritik

Walaupun kritik diperlukan, tetapi ada beberapa etika yang harus kita lakukan dalam memberikan kritik. Kritik yang benar, tetapi jika disampaikan dalam waktu, tempat, dan cara yang salah bisa menjadi bumerang bagi diri si pemberi kritik. Beberapa cara untuk mengkritik :

a. Berdoalah sebelum mengeluarkan kritik

b. The right critic at the right time

c. Jangan lakukan di depan umum

d. Mulai dengan pujian

e. Sertai kritik dengan alasan dan solusi

f. Hindari kritik pribadi

g. Jangan terlalu sering mengkritik

h. Bekerjasamalah dan berikan jeda waktu berpikir

i.  Ucapkan terima kasih dan akhiri dengan sikap yang bersahabat

3. Wanita dan laki-laki dalam menanggapi kritik

Laki-laki dalam membuktikan kemampuannya lewat bahasa verbal, laki-laki tidak menyukai kritk karena itu bisa membuatnya kehilangan independensi dan status.

Wanita cenderung lebih sensitif ketika dikritik daripada laki-laki. Selain itu, wanita juga lebih peka perasaannya karena itulah mereka beranggapan jika ada yang mengkritiknya berati ada yang salah dengan kepribadaiannya. Hal ini dapat dipahami karena wanita sangat mementingkan hubungan dan keintiman dalam berkomunikasi. Karena itu, jika perasaanya sudah terluka mereka membutuhkan waktu lama untuk melakukan rasa lukanya.

B. Negosiasi Gaji

Permasalahan gaji umumnya muncul karena beberapa hal berikut ini :

1. Tidak pernah ada kenaikan gaji

2. Tidak pernah ada bonus

3. Merasa bahwa kontribusi tidak diganjar dengan gaji yang setimpal

4. Gaji tidak sesuai dengan UMR yang berlaku

5. Kenaikan gaji yang tidak merata

6. Membanding-bandingkan dengan perusahaan lain

Setiap orang pasti ingin naik gaji karena hal itu dapat membantu mereka mewujudkan impian-impiannya. Kenaikan gaji dapa tmembuat para pegawai merasa termotivasi untuk bekerja lebih baik lagi. Apalagi bagi karyawan yang memiliki banyak tanggungan secara ekonomi, kenaikan gaji adalah berkah yang bisa meringankan beban ekonomi keluarganya.

Tidak ada orang yang mau bekerja jika tidak digaji. Kewajiban dan hak harus sama-sama seimbang.

Berikut ini adalah hal-hal yang perlu kita perhatikan ketika akan melakukan negosiasi gaji dengan pihak perusahaan :

1. Melihat terlebih dahulu kondisi perusahaan, apakah sedang collapse atau sedang ada peningkatan omset. Meminta kenaikan gaji ketika perusahaan sendang collapse atau krisis keuangan sama dengan bunuh diri.

2. Bagaimana dengan track record kinerja kita selam ini? Jangan sampai kita hanya meminta gaji lebih, tetapi kita gagal menunjukkan fakta dan data bahwa kita layak naik gaji.

3. Kita harus mempersiapkan kondisi psikologis dan mental kita. Sealin itu, ketika berhadapan dengan atsan, kita harus tampil percaya diri  apa pun hasil yang nantinya akan kita peroleh, terutama jika usulan ditolak.

4. Sebelum pergi menghadap atasan untuk negosiasi gaji, lakukan survei terlebih dahulu tentang range gaji di posisi tersebut diperusahaan tersebut atau perusahaan lainnya yang sejenis.

5. Jangan tanyakan informasi tentang tunjangan. Adalakanya gajinya standar, tetapi tujuangannya cukup besar dan itu sudah digabungkan dalam gaji keseluruhan.

Berikut ini dalah 3 hal yang diharapkan oleh atasan kepada bawahan yang mereka miliki :

a. Kapabilitas yang baik dan sesuai kebutuhan perusahaan membuat kita menjadi aset yang penting bagi perusahaan.

b. Totalitas terhadap pekerjaan amat disukai oleh perusahaan dan atasan kita.

c. Asertivitas sangat diperlukan ketika berinteraksi dengan atasan.

Jika permintaan gaji diterima :

·  Bersyukurlah dan tunjukan prestasi kerja yang baik sema bekerja.

·  Jauhi sifat sombong apalagi pamer kepada pegawai lain.

Jika permintaan gaji ditolak :

·  Tetaplah bekerja dengan baik, jangan terpengaruh secara negative dengan kondisi luar diri.

·  Jangan pernah dendam pada atasan

·  Terimalah dengan positif dan ingat bahwa satu-satunya pemberi rezeki kita hanyalah Allah.

C. Menolak Pekerjaan

Beberapa tips untuk menolak suatu pekerjaan yang kita kerjakan terlalu berlebihan :
1. Melihat waktu dan kondisi yang tepat untuk mendiskusikan penolakan kepada atasan. Jangan menolak ketika atasan sedang tidak mood atau sendang uring-uringan.

2. Anggap atasan sebagai partner kerja.

3. Jangan terlalu sering menolak karena penolakan yang terlau sering akan menyebabkan kredibilitas kita turun di mata atasan. Karena itu, berilah kesempatan kepada diri kita untuk mulai mencoba tantangan kehidupan yang baru.

4. Ajukan alasan dan solusi jika kita menolak pekerjaan yang diberikan.

5. Ucapkan terima kasih jika atasan memaklumi mengapa kita menolak pekerjaan yang diberikannya.

D. Cara Menolak Ajakan Nakal Atasan

Keamanan pegawai ditempat kerja adalah tanggung jawab perusahaan, termasuk jaminan terhadap keselamatan pegawai ketika bekerja, apalagi keamanan penjagaan diri dan hal-hal yang sangat privacy. Inilah beberapa trik mengahadapi atsan yang tidak sopan dan tidak bisa bersikap hormat pada wanita :

1. Sadari bahwa diri kita amat penting dan kita harus bisa menjaga diri dari gangguan orang lain ketika berada diluar rumah, termasuk atasan kita. Oleh karena itu, kita harus berpakaian dengan sopan agar tidak menimbulkan pikiran yang tidak-tidak terhadap orang lain.

2. Bersikap sopanlah ketika mengingatkan atasan kita, jangan langsung bersikap agresif dan frontal. Ingatlah bahwa memperbaiki kesalahan orang lain dengan cara kasar bisa membuat orang lain cepat sadar, malah semakin menjadi.

3. Laporkan kepada HRD atau orang terdekat dikantor yang bisa dipercaya.

4. Jika atasan meneruskan sikapnya, bersikaplah lebih tegas. Sikap tegas perlu dilakukan jika atasan kita semakin menjadi-jadi dalam melakukan pelecahan seksual.

5. Siapkan alat untuk membela diri dengan menyediakan beberapa benda tajam sepserti gunting dan oben yang bisa dipakai untuk membela diri jika atasan bersikap agresif dan memulai melakukan hal yang tidak-tidak.

6. Jika atasan mengancam untuk melakukan PHK, kita berhak melaporkannya kepada polisi karena mengancam untuk mmecat karyawan kepada polisi karena mengancam untuk memecat karyawan dengan alasan menolak ketika diperlakukan tidak hormat, termasuk pelanggaran hukum.

7. Jika kondisi makin parah, anda bis mempertimbangkan pengajuan resign/ pindah divisi apalagi jika kondisi pelecahan seksual sangat mengancam walaupun sudah diselesaikan secara baik-baik atau kekeluargaan.


http://jendelasekretaris-metamutiara.123website.co.id/ 

Syarat Karakteristik Sekretaris

Dalam bekerja seringkali  pimpinan menuntut seorang sekretaris dapat menangani semua pekerjaan secara sempurna, untuk itu pada umumnya seorang pimpinan akan mengharapkan sekretaris mempunyai kemampuan dan sikap sebagai berikut :

1.  Keterampilan

-       Dapat mengelola tugas-tugas rutin

-       Berprakarsa dalam menyelesaikan masalah yang ditemui tanpa mengganggu atasan.

-       Melaksanakan tindak lanjut atas segala hal sehingga selesai secara tuntas.

-       Bersedia untuk bekerja atau menyelesaikan suatu pekerjaan tanpa harus diminta

-       Mengelola kantor secara baik selama atasan tidak berada di tempat dalam waktu lama.

-       Bekerja secara sistematis, mempunyai kebiasaan bekerja yang mantap.

-       Mengelola waktu secara baik.

-       Mengerti secara baik lingkup `pekerjaan atasan, serta aktifitas atasan baik di dalam maupun di luar perusahaan.

-       Memperluas pengetahuan dengan membaca, bila ada hal yang menarik dapat menyampaikan pada atasan.

-       Menerima dikte dengan baik.

-       Mengkonsep surat sederhana

-       Inisiatif untuk memperbaiki/mengatur ruang kerja atau metode kerja.

-       Menyampaikan pikiran baik secara tertulis maupun lisan.

-       Berpartisipasi dalam mengikuti program pengembangan diri

-       Berpenampilan professional

2. Sifat

-       Kesetiaan

-       Sikap bijaksana dan mampu menyimpan rahasia

-       Dapat dipercaya dan jujur

-       Daya ingat yang kuat

-       Dapat diandalkan serta mempunyai tanggung jawab

-       Waspada dan sigap

-       Mampu berprakarsa/inisiatif

-       Dapat berdiplomasi

-       Kerapihan dalan penampilan/pekerjaan dan tempat kerja

-       Daya nalar tinggi

-       Bersikap tenang

-       Mudah menyesuaikan diri pada lingkungan dan keadaan.

-       Tetap sopan, bersedia membantu dan bersikap hormat terhadap semua orang.

-       Bersikap tenang dalam keadaan kritis.

-       Loyal terhadap atasan


http://jendelasekretaris-metamutiara.123website.co.id/ 

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

 A. Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam praktiknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan. Tanggung jawab seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.

Setelah sekretaris menerima instruksi, kemudian melaksanakan instruksi tersebut secara sempurna dan tuntas dengan metode yang diterapkan sendiri.  Karena dalam pelaksanaan tugasnya, sekretaris tidak terlepas dari kemungkinan untuk bekerjasama dengan orang lain.  Maka hendaknya sekretaris berusaha mencari beberapa cara yang baik guna menumbuhkan hubungan kerja sama yang baik dengan telan sekrejanya, baik yang lebih rendah jabatannya atu sederajat bahkan yang lebih tinggi dari kedudukkannya.

Karena dalam pelaksanaan tugasnya, sekretaris tidak terlepas dari kemungkinan untuk bekerjasama dengan orang lain. Maka hendaknya sekretaris berusaha mencari beberapa cara yang baik guna menumbuhkan hubungan kerja sama yang baik dengan telan sekrejanya, baik yang lebih rendah jabatannya atau sederajat bahkan yang lebih tinggi dari kedudukkannya. Beberapa definisi tentang pengertian sekretaris :

1. Betty Hutchinson and Carol Milano, dalam bukunya Secretarial Practice Made Simple, mengemukakan:“A secretary is a professional. As a professional, you may want to perform the many and varied responsibilities of secretarial work with competence, confidence, and style.” (yang berarti : Seorang sekretaris adalah seorang profesional. Sebagai Profesional, anda diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan denga penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian).
2. Professional Secretaries International (PSI) berpendapat :“A secretary shall be defined as an executive assistant who possesses a mastery of office skills, demonstrates the ability to assume responsibility without direction or supervision, exercises initiative and judgement, and makes decisiions within the scope of assigned authority.” (yang berarti : Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diara  hkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya).

Untuk itu dalam ruang lingkup pekerjaannya, tugas seorang sekretaris pada umumnya terbagi menjadi 3 (tiga), yaitu :
1. Tugas Rutin
            Tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari atasan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya, meliputi :

1. Membuka surat masuk untuk pimpinan
2. Menyusun dan membuat surat untuk pimpinan sesuai denga kepentingan (korespondensi)
3. Menghimpun informasi/surat/dokumen yang masuk
4. Menerima dikte dari pimpinan
5. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan
6. Menerima dan melayani telepon serta bertelepon
7. Mengerjakan filing (berkas)
8. Mengatur jadwal kegiatan (agenda) pimpinan
9. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja.
10. Menyiapkan pembuatan laporan
11. Mengelola kas kecil (Petty Cash)

2. Tugas Khusus
Tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya akan dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Pembaerian tugas khusus biasaya berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretarisnya bahwa ia dianggap mampu da bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Kegiatan yang termasuk tugas melaksanakan instruksi, antara lain :

1. Mempersiapkan rapat dan membuat notulen
2. Menyusun acara pertemuan bisnis serta mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan realasinya.
3. Ikut berperan serta dalam merumuskan masalah yang sedang dihadapi perusahaan
4. Menyimpan dan menyusun surat surat yang bersifat rahasia (confidential)
5. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan
6. Menyiapkan surat-surat administrasi bisnis perusahaan
7. Mendatangi atau menghubungi melalui telepon kepada perusahaan lain (relasi) untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi
8. Pemberian kado, ucapan, atau cindera mata untuk relasi pada suatu kegiatan tertentu

3. Tugas Kreatif
Tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau tanpa diperintah oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan baik oleh sekretaris. Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan tidak menyimpang atau berseberangan dengan tugas yang akan dikerjakan pimpinannya, antara lain :

1. Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat kepada relasi
2. Membuat atau memperbaharui compay profile
3. Membuat kliping iklan, berita, atau artikel yang dibutuhkan perusahaan
4. Membuat perencanaan kerja
5. Mengumpulkan brosur, price list dari berbagai` macam pameran yang berguna untuk perusahaan

B. Tanggung Jawab
Menurut Sedarmayanti tahun 2005;23 mengungkapkan bahwa selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya, sekretaris dituntut untuk bisa membantu pekerjaan baik dari sisi teknis, administatif maupun konsep dalam arti memberikan ide-ide dan saran agar pihak manajemen bisa mengambil keputusan dengan tepat, cepat, dan benar.
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
(A.B Susanto, 1997: 14-15)

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja
Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)


http://jendelasekretaris-metamutiara.123website.co.id/ 

Seputar Sekretaris

A. Pengertian Sekretaris
 
Sebuah perusahaan membutuhkan pimpinan yang dapat menggerakan seluruh anggota didalam perusahaan untuk mencapai suatu tujuan bersama. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui dengat cepat dan tepat dalam setiap situasi dan kondisi dalam organisasi yang dipimpinnya, dengan menggunakan waktu yang efektif dan efisien serta menguasai setiap situasi serta permasalahan yang ada hingga menyangkut pelaksanaan tugas pokok didalam sebuah perusahaan.

Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas-tugas pimpinan diperlukan sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok perusahaan dan pimpinannya.  Serta tugas pokok dan tanggung jawabnya sendiri.

Jadi pengertian sekretaris itu sendiri dapat dilihat dari asal kata yang berasal dari bahasa Inggris “Secretary”.  Kata ini dari perkataan latin “Secretum” yaitu berarti rahasia,  Jadi sekretaris adalah yang menyangkut seseorang yang bisa dipercaya, seorang yang dapat memegang rahasia.

Dengan perkembangan dunia perkantoran saat ini mengakibatkan tugas sekretarispun menjadi berkembang, dan pengertian sekretarispun berubah seperti yang dijabatkan menurut “Perhimpunan Sekretaris Internasional” (PSI), yaitu:

“Seorang asisten pimpinan yang menguasai keterampilan perkantoran dan dapat memikul tanggung jawab tanpa pengawasan terus menerus dari atasanm  mempunyai inisiatif serta dapat mengambil keputusan sesuai dengan batas wewenang yang diberikan kepadanya”.

B. Jenis Sekretaris

Sekretaris setiap perusahaan tidaklah sama tingkat pendidikan dan pengalamannya, tetapi ada hal yang harus diingat yaitu jenis jabatan sekretaris yang diberikannya, hal ini dilihat dari beban tanggung jawab yang dipikulnya :

1. Sekretaris Organisasi

Seorang yang memimpin suatu sekretarait dari suatu instansi pemerintah tertentu.  Sekretaris organisasi di samping bekerja atas instruksi pimpinan, juga memiliki wewenang untuk ikut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, dengan kata lain sekretaris organisasi melakukan fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pengkoordinasian, pengerakkan dan pengawasan.

Contoh :

a.  Sekretaris Jenderal

b.  Sekretaris Wilayah Daerah

c.  Sekretaris Perusahaan

2. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seorang yang membantu tugas seseorang atau jawaban dalam hal administarsi.  Jabatan ini ada 2 katagori utana, yaitu sekreatris yang bekerja pada perusahaan dan sekretaris yang bekerja pada perorangan, pembagiannya adalah :

a.  Sekretaris pribadi perorangan

adalah seorang yang membantu seseorang tertentu secara pribadi,  Sekretaris ini membantu mengelola kegiatan dan pekerjaan administrasi dari kegiatan perorangan,  Sekretaris ini diangkat dan digaji atas prakarsa perorangan.

Contoh :

- Sekretaris dari seorang bintang film

- Sekretaris dari seorang profesor atau peneliti

b. Sekretari pribadi jabatan

Seorang yang membantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas kantor.  Sekretaris ini diangkat dan digaji oleh perusahaan yang ditugaskan membantu pimpinan.  Terkadang sekretaris jabatan ini tidak semata mengerjakan tugas yang berhubungan dengan kantor, tetapi juga ada beberapa pekerjaan yang bersifat ribadi dikerjakan oleh sekretaris ini, seperti pembayaran kartu kredit, pembayaran listrik rumah pimpinan dan lainnya.

Contoh :

- Sekretaris manajer

- Sekretaris direktur

C. Jenjang Jabatan di Lingkungan Sekretaris

Jenjang karir di lingkung sekretaris pada masa dulu tidak berkembang artinya apabila seorang telah menjadi sekretaris maka selamanya dia akan menjadi sekretaris saja.  Tetapi hal ini tidak berlaku lagi, jenjang sekretaris pada masa ini begitu terbuka sampai pada jenjang yang cukup baik yaitu jabatan manajer;

1.   Receptionis atau Juru

Jenjang di lingkungan sekreatris yang paling rendah, dimana sekretais disini hanya mengerjakan satu bidang pekerjaan, seperti receptionis hanya melayani tamu di depam kantor, juru tik hanya mengetik, juru arsip hanya menangani arsip dan juru lainnya seperti juru surat, juru catat, dan operator telepon.

2. Sekretaris Yunior

Jabtan setingkat lebih tinggi dari jabatan di atas, karena tugas dari sekretaris yunior ini lebih banyak, yaitu mengerjakan beberapa ketermpilan administrasi seperti, mengetik, mengarsip, membuat surat dan lainnya, tetapi tidak menangani pengelolaan waktu pimpinan.  Tanggung jawab dan instruksi dari sekretaris yunior diberikan oleh sekretaris senior yang menjadi supervisornya.  Artinya sekretaris yunior tidak terlibat langsung pada kegiatan membantu pimpinan.

3. Sekretaris

Jabatan yang paling lengkap dalam hal tugas dan tanggung jawab karena seorang sekretaris ini bekerja sendiri dan tidak mempunyai bawahan, sehingga pekerjaan pengelolaan waktu pimpinan dan pekerjaan administrasi pimpinan dilakukan sendiri.  Jenis jabatan ini yang paling banyak terdapat pada dunia industri.

4. Sekretaris Senior

Jabatan ini tugas utamanya adalah mengatur kegiatan pimpinan tetapi untuk pekerjaan yang bersifat adinistrasi seerti mengetik surat, menangani arsip dilakukan oleh bawahannya yaitu sekretaris yunior.  Dalam arti bahwa jabatan ini dalam bertugas mempunyai bawahan yang memperlancar kegiatan administrasinya.  Dan untuk jabatan ini yang paling dibutuhkan adalah kemampuan manajemen dan komunikasi yang baik.

5. Sekretaris Eksekutif

Jabatan sekretaris ini bertugas membawahi satu unit divisi dalam suatu organisasi atau perusahaan, artinya jabatan ini adalah seorang manajer dalam bidang administrasi dari seluruh unit diperusahaan tersebut, pada prakteknya tidak banyak perusahaan yang mempunyai unit ini. Sehingga jabatan ini di kantor juga tidak terlalu banyak.  Jabatan ini membawahi beberapa bawahan yang membantunya dalam pengelolaan unit tersebut.

6. Manajer

Sekretaris yang telah mempunyai pengalaman dan keterampilan tambahan dalam bidang manajemen, terkadang mendapat kesempatan untuk menduduki jabatan manajer dalam beberapa bidang di lingkungan perusahaan, seperti manajer umum, manajer personalia, manajer keungan dan lainnya.  Berdasarkan pengalaman bahwa manajer yang pernah menjadi sekretaris  akan mempunyai pola kerja yang baik terutama dalam hal administrasi dan pengelolaan waktu pekerjaan.

http://jendelasekretaris-metamutiara.123website.co.id/